La trazabilidad no se pierde cuando aparece la controversia. Suele perderse mucho antes, mientras los Eventos Compensables se acumulan durante la ejecución.

Cuando los eventos se acumulan, el problema deja de ser individual

En proyectos complejos, el problema no suele ser identificar un Evento Compensable. Cambios de información, condiciones del sitio, interferencias, suspensiones, permisos o instrucciones de obra pueden originarlos (cláusula 60.1), cada uno con efectos distintos. El reto aparece cuando empiezan a convivir varios eventos abiertos, cotizaciones en trámite, instrucciones, cambios, valorizaciones observadas y efectos sobre plazo y costo.

En ese punto, la gestión contractual necesita algo más que registrar comunicaciones: necesita mantener una lectura clara de qué ocurrió, qué impacto genera, qué falta sustentar y qué sigue pendiente de decisión. De lo contrario, la exposición puede crecer mientras la ejecución continúa.

1. Tener una sola fotografía del estado de los eventos

No todos los Eventos Compensables están en la misma etapa. Conviene seguir el flujo que establece el propio contrato:

Notificado → Respuesta del Project Manager sobre si es un Evento Compensable → Cotización solicitada → Cotización presentada → Cotización revisada o evaluación propia del Project Manager → Implementado.

La diferencia importa porque un evento notificado sin respuesta, uno con cotización pendiente y uno cuya cotización fue observada requieren acciones distintas.

Además, hay un control previo: el plazo para presentar el Evento Compensable. Ello para evitar posibles pérdidas de derecho a un ajuste de precios y plazo, salvo que se trate de un evento que debía notificar el Project Manager.

2. Mantener conectados hecho, impacto y sustento

Cada evento debería poder reconstruirse fácilmente:

Hecho o instrucción → Impacto estimado en plazo y costo (referencial) → Sustento → Notificación → Respuesta del Project Manager → Instrucción a cotizar → Cotización.

En la notificación, el impacto en plazo y costo es todavía referencial. Su finalidad es dar una primera idea de la magnitud del evento; la cuantificación definitiva se desarrolla en la cotización.

3. Fortalecer el sustento de forma continua

Notificar un evento es solo el primer paso. En el modelo NEC, el sustento debe desarrollarse y revisarse durante todo el trámite, de modo que la evaluación del evento se apoye en información suficiente y consistente.

Para ello, conviene trabajar en tres aspectos:

• Fáctico: identificar qué ocurrió, cuándo ocurrió y qué registros permiten acreditarlo.
• Contractual: determinar qué supuesto de la cláusula 60.1 resulta aplicable y por qué.
• De impacto: sustentar cómo afecta el evento al plazo, tomando como referencia el programa aceptado, y al costo, a partir del costo definido.

Revisar estos tres aspectos periódicamente permite identificar vacíos y corregirlos a tiempo. Así, cuando llegue el momento de presentar la cotización, se contará con un sustento más sólido y se reducirá el riesgo de tener que reconstruir la información con los plazos contractuales ya en marcha.

4. Priorizar eventos críticos mediante mesas de trabajo

Cuando se acumulan varios eventos, el Project Manager debe responder notificaciones, evaluar cotizaciones y, cuando corresponda, realizar sus propias evaluaciones; todo ello toma tiempo.

Las mesas de trabajo entre el Contratista y el Project Manager pueden ayudar a ordenar la gestión y concentrar los esfuerzos en los eventos que requieren mayor atención. Su utilidad se refleja principalmente en dos momentos:

• En la evaluación inicial, cuando permiten identificar y priorizar los eventos que podrían tener mayor incidencia en la fecha de término o en los hitos clave del proyecto.
• Ante eventos rechazados u observados, se recomienda revisar las razones de la discrepancia y evaluar si existen fundamentos que permitan reconsiderar la decisión.

Estas reuniones permiten dar visibilidad a los eventos más relevantes, evitar que se pierdan entre otros asuntos pendientes y promover evaluaciones mejor sustentadas. Además, ayudan a detectar discrepancias antes de que escalen.

5. Identificar cuándo los eventos requieren una estrategia de resolución de controversias

Cada evento se notifica porque puede afectar el plazo o el costo del proyecto. Sin embargo, cuando se acumulan eventos rechazados, pendientes de evaluación o reconocidos parcialmente, sus impactos pueden exigir ir más allá de la gestión contractual cotidiana y activar el mecanismo de resolución de controversias.

Algunas señales de alerta son:

• El impacto acumulado que aún no ha sido reconocido pone en riesgo la fecha de término del proyecto.
• Se empiezan a aplicar penalidades por demora o surge el riesgo de ejecución de garantías.
• Persisten los rechazos pese a las reuniones de trabajo y los intentos de reevaluación.
• Se aproximan los plazos contractuales para someter la discrepancia al mecanismo de solución de controversias.

De la gestión individual a una estrategia integral

Cuando aparecen estas señales, es necesario pasar de la gestión individual de los eventos a una estrategia integral que permita proteger los intereses contractuales del proyecto.

Para ello, el equipo debe trabajar en conjunto y evaluar qué discrepancias conviene someter al mecanismo de resolución de controversias previsto en el contrato, y con qué sustento.

Checklist para la gestión de Eventos Compensables

• ¿Tenemos identificado el estado actual de cada evento?
• ¿Estamos dentro del plazo para notificar los eventos compensables (cláusula 61.3)?
• ¿Cada evento conecta claramente causa, impacto y evidencia?
• ¿Sabemos cuáles tienen cotización pendiente o cuestionada?
• ¿Está documentada la respuesta o falta de respuesta del Project Manager?
• ¿Hemos notificado la falta de respuesta del Project Manager para activar la aceptación tácita?
• ¿Tenemos identificados los eventos con mayor impacto en plazo y costo?
• ¿Hemos propuesto mesas de trabajo para priorizar los eventos críticos o reevaluar los rechazados?

En contratos NEC, mantener una lectura ordenada de los Eventos Compensables ayuda a tomar mejores decisiones antes de que un problema contractual se convierta en una disputa.