Los contratos NEC se caracterizan por ser contratos colaborativos, en los cuales se prioriza obtener óptimos resultados en la ejecución del proyecto, mediante la cooperación y coordinación entre las partes involucradas en el contrato. Para lograr dicho objetivo, resulta primordial que las partes sostengan una comunicación constante y fluida que les permita encontrarse sincronizados respecto a los avances y necesidades del proyecto en ejecución.
Para lograr dicho fin, el contrato NEC establece parámetros para las comunicaciones en el marco de la ejecución del Contrato; al respecto, la Cláusula 13 del Contrato regula el envío de comunicaciones que las partes cursan entre sí, en relación con el contrato suscrito. En el marco de la Cláusula 13.3, el modelo NEC regula el plazo de respuesta (o, period for reply) como un parámetro de período en el cual las partes deben atender las comunicaciones cursadas en el marco del contrato.
La Cláusula 13.3 dispone que, salvo una estipulación distinta en el marco del contrato, el gerente de proyecto, el supervisor de calidad o el contratista deben responder a las comunicaciones dentro del plazo de respuesta –el cual es regulado en la ficha de datos del contrato.
[Ejemplo – Ficha de datos del contrato]
Resulta importante tomar en consideración que, si bien el plazo de respuesta puede ser oportuno para atender a comunicaciones que forman parte de la ejecución contractual del día a día, existirán otras comunicaciones que, por su complejidad o naturaleza técnica, requerirán un período más extenso para poder ser contestadas, lo cual puede ser contemplado por las partes, ya se a través del contrato, o acordado al inicio de la ejecución del contrato, con el objetivo de evitar interpretaciones divergentes respecto al contenido contractual.
Bajo el ánimo colaborativo y de confianza mutua entre las partes, el plazo de respuesta debe ser percibido como un plazo máximo de respuesta a las comunicaciones. Sin embargo, ¿Qué sucede cuando el contratista requiere una respuesta más célere – que el plazo de respuesta – a una comunicación? Si bien se deberá efectuar un análisis más profundo, atendiendo a la naturaleza de las circunstancias y a la celeridad requerida, una herramienta que el contratista podría implementar – evaluando el caso en concreto – consiste en notificar una alerta temprana. Bajo el ánimo colaborativo y de cooperación del contrato, el gerente de proyecto podría desplegar mayores esfuerzos en tomar una decisión – y emitir respuesta a la comunicación – de manera más pronta. Se debe prestar especial atención a no establecer plazos de respuesta muy largos, debido a que ello podría generar obstáculos en el flujo de comunicaciones entre las partes del contrato; sin embargo, tampoco resulta oportuno establecer plazos de respuesta acotados, puesto que ello podría ocasionar que las partes no logren atender las comunicaciones dentro del plazo contractualmente previsto.
Recomendación CAI:
El plazo de respuesta debe ser el suficiente para que las partes logren responder las comunicaciones cursadas, pero también debe ser lo suficientemente breve para que las partes puedan lidiar y atender oportunamente las contingencias que puedan surgir en el marco de la ejecución del contrato.
